Üniversite Senatosunun 25.03.2025 tarih ve 07 nolu toplantı tutanağının 4. Maddesinin ekidir.

GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ
KURUMSAL VERİ YÖNETİMİ VE ANALİTİĞİ KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin amacı, Gaziantep Üniversitesi Kurumsal Veri Yönetimi ve Analitiği Koordinatörlüğü’nün hedeflerini, faaliyet alanlarını, organlarını, bu organların görevlerini ve çalışma yöntemlerini belirleyen usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge; Gaziantep Üniversitesi Kurumsal Veri Yönetimi ve Analitiği Koordinatörlüğü’nün amaçlarına, görev ve faaliyet alanlarına, organlarına, bu organların görevlerine ve çalışma şekline, usul ve esaslarına ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönerge 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanununun 14. Maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede geçen;
    •    Koordinatör: Gaziantep Üniversitesi Kurumsal Veri Yönetimi ve Analitiği Koordinatörlüğünün faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumlu öğretim elemanını,
    •    Koordinatörlük: Gaziantep Üniversitesi Kurumsal Veri Yönetimi ve Analitiği Koordinatörlüğü’nü,
    •    Kurumsal veri: Üniversitenin herhangi bir birimi tarafından üretilen, elde edilen, kaydedilen, depolanan, işlenen, değiştirilen, sınıflandırılan, silinen, anonimleştirilen veya benzeri şekillerde işleme tabi tutulan her türlü veriyi,
    •    Rektör: Gaziantep Üniversitesi Rektörü’nü,
    •    Senato: Gaziantep Üniversitesi Senatosu’nu,
    •    Üniversite: Gaziantep Üniversitesi’ni,ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Amaçları ve Faaliyet Alanları

Amaçlar
MADDE 5 – (1) Koordinatörlüğün amaçları, üniversitenin stratejik planı, misyonu, vizyonu ve kurumsal ihtiyaçları doğrultusunda belirlenir ve aşağıdaki gibi sıralanır:
    •    Üniversite genelinde verilerin doğruluğunu, tutarlılığını garanti edecek şekilde veri kalitesi ve bütünlüğünü sağlamak,
    •    Veriye dayalı karar alma süreçlerini desteklemek ve uygulama yöntemleri geliştirmek,
    •    Verinin anlaşılmasını ve kullanılmasını kolaylaştıran raporlar, gösterge panoları ve diğer araçları oluşturarak her düzeyde karar almayı desteklemek,
    •    Başta personel ve öğrenciler olmak üzere tüm iç paydaşlar için veri paylaşma, veri toplama, analiz etme, yorumlama ve kullanma becerilerini içeren veri okuryazarlığı kültürünü geliştirmek,
    •    Üniversite birimleriyle iş birliği içerisinde gerekli verilere erişim sağlamak ve bu verilerin etkin bir şekilde kullanılmasını desteklemek,
    •    Veri yönetiminde yeni teknolojileri ve en iyi uygulamaları takip ederek yenilikçi projelere katkı sağlamak.

Süreç Yönetimi ve İş Akışı
MADDE 6 – (1) Koordinatörlük tarafından yürütülen süreçler aşağıdaki aşamalar doğrultusunda gerçekleştirilir:
    •    Süreç Tanımlama ve Planlama
    •    Koordinatörlük, Üniversitenin stratejik planı ve veri yönetimi politikaları doğrultusunda yıllık eylem planı hazırlar.
    •    Veri yönetimi ve analitiği süreçlerinde görev alacak birimler, yetkili kişiler ve sorumluluklar belirlenir.
    •    Üniversitenin akademik ve idari birimlerinden gelen veri talepleri değerlendirilerek süreç öncelikleri belirlenir. Koordinatörlük birimlerden veri talep edebilir, birimler de Koordinatörlükten veri ile ilgili taleplerde bulunabilir; öncelikler iş birliğiyle belirlenir.
    •    Veri güvenliği ve erişim yetkilendirmeleri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Standardı çerçevesinde tanımlanır.
    •    Bütünleşik Bilgi Sistemi
Koordinatörlük, kendi bünyesinde Bütünleşik Bilgi Sistemini kullanır. Bu sürecin yapılabilirliği, sistem entegrasyonu ve teknik destek için Üniversitenin Bilgi İşlem Birimi ile iş birliğini gerektirir. Bütünleşik Bilgi Sistemi, üniversitenin mevcut e-hizmetleri ve otomasyon sistemleriyle entegre çalışır ve doğrudan veri toplamaz. Bu sistem aracılığıyla aşağıdaki temel veri kategorileri elde edilir ve üniversitenin ihtiyaçları doğrultusunda kapsam genişletilebilir:
Akademik Veriler: Üniversitenin eğitim-öğretim faaliyetleri ve akademik süreçleriyle ilgili verileri kapsar. Bu veriler arasında; öğrenci kayıt bilgileri (kimlik bilgileri, bölüm/kayıt durumu), ders programları ve katılım oranları, sınav sonuçları ve not ortalamaları, akademik personel bilgileri (unvan, görev, yayınlar), bilimsel projeler ve etkinlik verileri gibi unsurlar yer alır. Bu veriler şu sistemlerden çekilir:
Öğrenci İşleri Otomasyonu: Öğrenci kayıtları, ders kayıtları, notlar, mezuniyet bilgileri.
Akademik Bilgi Otomasyonu: Akademik personelin özgeçmişleri, yayınları, atıfları, akademik faaliyet raporları.
Bilimsel Projeler Otomasyonu: Proje başvuruları, bütçe detayları, proje ilerleme raporları.
Yaz Okulu Otomasyonu: Yaz okulu ders kayıtları, katılım bilgileri, sınav sonuçları.
Formasyon Otomasyonu: Pedagojik formasyon başvuru ve katılım verileri, sertifikasyon durumları.
Güzel Sanatlar Fakültesi Yetenek Başvuru Otomasyonu: Yetenek sınavı başvuru bilgileri, sınav sonuçları.
Konservatuar Yetenek Başvuru Otomasyonu: Yetenek sınavı başvuru ve sonuç verileri.
Ekders Otomasyonu: Akademik personelin ek ders saatleri, ders yükü raporları.
Öğrenci Hareketliliği Otomasyonu: Öğrenci değişim programlarına katılım verileri, hareketlilik istatistikleri.
Uzaktan Eğitim: Çevrimiçi ders katılım oranları, sınav sonuçları, platform kullanım istatistikleri.
İdari Veriler: Üniversitenin personel yönetimi, mali işlemler ve operasyonel süreçleriyle ilgili verileri içerir. Bu veriler arasında; personel kimlik ve görevlendirme bilgileri, evrak akış süreçleri, donanım envanter kayıtları gibi unsurlar bulunur. Bu veriler şu sistemlerden alınır:
Personel Otomasyonu: Personel kimlik bilgileri, görev tanımları, izinler, bordro verileri.
Evrak Yönetim Otomasyonu (EBYS): Gelen-giden evrak kayıtları, işlem süreleri, belge türleri.
Bilgisayar Envanter Otomasyonu: Donanım envanteri, bakım kayıtları, kullanım istatistikleri.
Hizmet Veriler: Üniversitenin öğrencilere ve personele sunduğu hizmetlerle ilgili verileri kapsar. Bu veriler arasında; kütüphane kullanım istatistikleri, lojman tahsis ve doluluk oranları, burs başvuru ve ödeme bilgileri, etkinlik katılım verileri gibi unsurlar yer alır. Bu veriler şu sistemlerden edinilir:
Kütüphane Otomasyonu: Kitap ödünç alma-verme kayıtları, kütüphane kullanım istatistikleri.
Lojman Otomasyonu: Lojman başvuru ve tahsis bilgileri, doluluk oranları.
Öğrenci Burs Başvuru Otomasyonu: Burs başvuru bilgileri, değerlendirme sonuçları, ödeme kayıtları.
Öğrenci Etkinlik Otomasyonu: Etkinlik katılım bilgileri, organizasyon raporları.
Personel Giyecek Yardım Otomasyonu: Giyecek yardımı başvuru ve dağıtım kayıtları.
Koordinatörlük, üniversitenin değişen ihtiyaçlarına bağlı olarak mevcut kategoriler dışında yeni veri türlerini entegre etme yetkisine sahiptir ve gelecekte geliştirilecek yeni otomasyon sistemlerinden de veri çekebilir. Bütünleşik Bilgi Sistemine, yalnızca Koordinatörlük personeli ile üniversite ve birim yöneticileri erişebilir. Üniversite ve birim yöneticilerinin belirli veri talepleri olması durumunda, Koordinatörlük, sistem aracılığıyla ilgili verileri bir araya getirerek analiz eder ve isteyiciye sunar.
    •     Veri Toplama ve İşleme Süreci
Veri analiz ve karar destek süreçleri için tüm akademik ve idari birimlerden üniversitenin öğrenci, personel, evrak, kütüphane, bilimsel projeler, akademik bilgi, yaz okulu, öğrenci etkinlik, personel giyecek yardım, lojman, öğrenci burs başvuru, formasyon, güzel sanatlar fakültesi yetenek başvuru, konservatuar yetenek başvuru, ek ders, öğrenci hareketliliği, bilgisayar envanter ve uzaktan eğitim verileri elde edilir. Gerekli görülen tüm veriler, ilgili otomasyon sistemlerinden anonimleştirilmiş halde edinilir. Veri elde etme işlemi, Bütünleşik Bilgi Sistemi aracılığıyla otomatik entegrasyon yöntemiyle gerçekleştirilir. Veri güncelleme periyodu, en az aylık olmak üzere, üniversitenin ihtiyaçlarına göre belirlenir; acil durumlarda anlık güncelleme yapılabilir. Verilerin doğruluğu, Koordinatörlük tarafından ilgili birimlerle iş birliği içinde sağlanır.
    •    Üniversitenin akademik ve idari birimlerinden gelen veriler, standartlaştırılmış formatlarda toplanır. Standartlaşma akademik ve idari birimlere dosya türleri ve veri alanları gibi tutarlı bir formatta veri sunmalarını sağlayacak önceden tanımlı şablonlar sağlanarak gerçekleştirilir.
    •    Verinin doğruluğu, güncelliği ve tutarlılığı kontrol edilerek gerekli temizlik işlemleri yapılır.
    •    Veriler, Üniversitenin iç raporlama sistemlerine entegre edilir ve ilgili birimlere erişim sağlanır. Üniversitenin akademik ve idari birimleri, performans raporları ve faaliyet raporları gibi iç raporlarını hazırlarken ihtiyaç duydukları verileri Koordinatörlükten talep eder. Koordinatörlük, bu talepler doğrultusunda Bütünleşik Bilgi Sistemi’nden ilgili verileri çeker ve analiz ederek talep eden birimle paylaşır. Birimler, bu verileri kendi iç raporlama süreçlerine entegre eder.

    •     Karar Destek ve Raporlama Süreci
    •    Veriye dayalı karar süreçlerini desteklemek amacıyla gösterge panoları, grafikler ve interaktif raporlar oluşturulur.
    •    Raporlar, Rektör, Senato, Yönetim Kurulu ve ilgili birim yöneticileri için hazırlanır. Raporlama periyodu, en az yılda bir kez olacak şekilde ihtiyaca göre belirlenir.
    •    Uluslararası üniversite sıralamaları için gerekli veriler, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü ile iş birliği içinde analiz edilir ve yıllık değerlendirme raporları hazırlanır.
    •    Üniversitenin akademik ve idari birimleri ile kamu kurumları, sanayi iş birlikleri, üniversite sıralama kuruluşları, ulusal ve uluslararası akademik veri tabanlarından gelen veri talepleri değerlendirilerek ilgili birimlerle paylaşım sağlanır. Koordinatörlük, akademik ve idari birimlerden gelen talepleri Bütünleşik Bilgi Sistemi üzerinden analiz ederek bu birimlerin karar alma ve raporlama süreçlerini desteklemek amacıyla verileri paylaşır. Ayrıca, kamu kurumları, sanayi iş birlikleri, üniversite sıralama kuruluşları ve akademik veri tabanlarından gelen resmi veri talepleri, Koordinatörlük tarafından üniversite politikaları ve veri paylaşımı esasları doğrultusunda değerlendirilerek, ilgili üniversite birimleri ile koordineli olarak dış paydaşlarla paylaşılır.
    •     İzleme, Denetim ve Sürekli İyileştirme
    •    Koordinatörlük, veri yönetimi süreçlerinin etkinliğini sağlamak için düzenli olarak iç denetimler gerçekleştirir ve denetim sonuçlarını üst yönetime raporlar. Üniversitenin ihtiyaçları doğrultusunda süreçlerde gerekli iyileştirmeler yapılır. Akademik ve idari birimlerden geri bildirim almak amacıyla periyodik değerlendirme toplantıları düzenlenir.
    •    Üniversitenin ihtiyaçları doğrultusunda süreçlerde gerekli iyileştirmeler yapılır.
    •    Geri bildirim mekanizmaları oluşturularak akademik ve idari birimlerden gelen öneriler doğrultusunda süreç güncellemeleri gerçekleştirilir.
    •    Veri Paylaşımı
    •    Veri paylaşımı, talebe bağlı olarak gerçekleştirilir. Veriler yalnızca üniversite içindeki birimlerle paylaşılır. Üniversite dışındaki paydaşlar tarafından resmi talep iletilmesi halinde, talep Koordinatörlük tarafından değerlendirilerek ilgili mevzuat çerçevesinde uygun görülmesi halinde paylaşım sağlanır. Dışı paydaşlarla yalnızca anonimleştirilmiş ve toplu veriler paylaşılır. Kişisel veri içeren talepler KVKK kapsamında reddedilir.
Görev ve Faaliyet Alanları
MADDE 7 – (1) Koordinatörlüğün görev ve faaliyet alanları şunlardır:
    •    Üniversitenin akademik, idari ve öğrenci hizmetlerine yönelik olarak kullanılan kurumsal bilgi sistemleri ve elektronik hizmetlerden elde edilen verileri koordine ederek, akademik birimler, idari birimler ve üst yönetim için kolay erişilebilir hale getirmek,
    •    Verileri analiz ederek içgörü elde etmek, karar alma süreçlerini desteklemek ve raporlama gereksinimlerini karşılamak amacıyla raporlar veya gösterge tabloları oluşturmak, istatistiksel analizler gerçekleştirmek ve tahmine dayalı modeller geliştirmek; ayrıca, gerektiğinde yeni veri ihtiyaçlarını belirlemek ve ilgili birimlerle iş birliği içinde bu verilerin oluşturulmasını sağlamak,
    •    Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü’nün yetki alanında olan sıralama verilerinin toplanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve strateji geliştirilmesi süreçlerine destek olmak amacıyla, üniversitenin ulusal ve uluslararası üniversite sıralamalarına ilişkin verileri ileri düzey analiz yöntemleriyle değerlendirerek, Kalite Geliştirme Koordinatörlüğü ve Rektörlüğe öneriler sunmak,
    •    Gerekli planların, programların ve uygulamaların geliştirilmesi, uygulanması ve değerlendirilmesi süreçlerini ilgili birimlerle koordinasyon içinde yürütmek.
    •    Yürütülen faaliyetler hakkında farkındalık oluşturmak ve bilgi paylaşımını sağlamak amacıyla bilgilendirme toplantıları düzenlemek.
    •    Veriyi yönetmek ve kullanmak amacıyla yeni teknolojileri, yöntemleri ve uygulamaları araştırmak ve keşfetmek,
    •    Kamu kullanımına yönelik raporlar veya gösterge tabloları hazırlamak, konferanslarda veya etkinliklerde sunumlar yapmak ve araştırmacılar veya devlet kurumları gibi dış paydaşlardan gelen veri taleplerine yanıt vermek,
    •    Kamu ve özel sektörle iş birliğini geliştirerek veri odaklı projelerde ortak çalışmalar yapmak,
    •    Koordinatörlüğün performansını düzenli olarak denetlemek ve değerlendirmek suretiyle, süreçlerin, sistemlerin ve hizmetlerin verimli, etkili ve üniversitenin ihtiyaçlarıyla hedeflerine uyumlu hale getirilmesini sağlamak amacıyla Koordinatörlüğün iç işleyişini sürekli olarak gözden geçirmek ve iyileştirmek,
    •    Koordinatörlüğün yürüttüğü faaliyetlerin takip edilmesi ve değerlendirilmesi için düzenli aralıklarla veya özel amaçlar doğrultusunda periyodik raporlar oluşturmak.

(2) Veri yönetimi faaliyetleri, bilgi güvenliği standartlarına, kişisel verilerin korunmasına yönelik yasal mevzuata ve sistemler arası entegrasyon gerekliliklerine uygun olarak yürütülür. Üniversitenin ilgili birimleri tarafından gerekli teknik altyapı ve hazırlık çalışmaları tamamlandıktan sonra, veri yönetimi süreçleri aşağıdaki ilkelere uygun şekilde uygulanır:
    •    Bilgi Güvenliği: Üniversitenin bilgi güvenliği politikaları ve ulusal/uluslararası standartlar çerçevesinde veri güvenliği sağlanır.
    •    Kişisel Verilerin Korunması: Veri yönetimi süreçleri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülür.
    •    Sistemler Arası Entegrasyon: Üniversite bünyesindeki otomasyon sistemleri ve bilgi yönetim altyapılarının uyumlu ve entegre çalışması esas alınır.
    •    Yetkilendirme ve Erişim Kontrolleri: Verilere erişim, yetkilendirilmiş kişiler ile sınırlandırılır ve ilgili mevzuata uygun olarak denetlenir.
    •    Veri Doğruluğu ve Güncellik: Kurumsal verilerin doğruluğu, bütünlüğü ve güncelliği düzenli olarak denetlenerek güncellenir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yönetim Organları ve Görevleri
Yönetim organları
MADDE 8 – (1) Koordinatörlük, doğrudan Rektörlüğe bağlı olarak faaliyet gösterir.
(2) Koordinatörlüğün yönetim organları şunlardır:
    •    Koordinatör,
    •    Koordinatör Yardımcısı.

Koordinatör ve Koordinatör Yardımcılarının görevleri
MADDE 9 – (1) Koordinatör; Üniversite öğretim elemanları arasından Rektör tarafından üç yıl süre ile görevlendirilir.
(2) Koordinatör, çalışmalarında kendisine yardımcı olmak üzere en fazla iki kişiyi Koordinatör yardımcısı olarak görevlendirmek üzere Rektörün onayına sunar. Koordinatörün bulunmadığı zamanlarda görevlendireceği bir Koordinatör yardımcısı ona vekâlet eder. Koordinatörün görevi sona erdiğinde, yardımcılarının da görevi sona erer.
(3) Koordinatör, Koordinatörlüğü temsil eder ve Koordinatörlüğün görev alanları ile faaliyetlerine uygun olarak çalışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesinden, Koordinatörlüğün tüm etkinliklerinin denetlenmesinden ve gözetiminden Rektöre karşı birinci derecede sorumludur. Koordinatörlüğün faaliyetlerini değerlendirmek amacıyla her yıl düzenli olarak faaliyet raporu hazırlar. Aynı zamanda veri süreçlerinin denetimi, performans göstergelerinin izlenmesi ve iyileştirme planlarının oluşturulması görevlerini yerine getirir. Gerektiğinde, Üniversite dışındaki kurum veya kişilerle iş birliği yapabilir ve ortak çalışmalar gerçekleştirebilir.
(4) Koordinatör Yardımcılarının görevleri şunlardır:
    •    Koordinatörün görev ve sorumlulukları kapsamında Koordinatör tarafından kendisine iletilen görevleri yapmak,
    •    Koordinatör tarafından yapılan iş bölümüne uygun olarak verilen görevleri yürütmek,
    •    Koordinatörün görevde olmadığı zamanlarda Koordinatörün görevini vekaleten yürütmek.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Personel ihtiyacı
MADDE 10 – (1) Koordinatörlüğün akademik, teknik ve idari personel ihtiyacı, Koordinatörün talebi üzerine uygun görülmesi halinde Rektör tarafından görevlendirilecek personel ile karşılanır.

Hüküm bulunmayan haller
MADDE 11 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hallerde ilgili mevzuat hükümleri ile Senato ve Yönetim Kurulu kararları uygulanır.

Yürürlük
MADDE 12 – (1) Bu Yönerge, Üniversite Senatosunca kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 13 – (1) Bu Yönerge hükümlerini Gaziantep Üniversitesi Rektörü yürütür.